AIやIoTなどが発展している中、アパレル業界にも急激なIT化により、多くのアパレル企業がITのシステムを用いて業務を一元管理化し、さらなる販売強化を進めています。
ですが、そもそもシステムになじみのない方、システムの導入を検討している方の中で、以下の疑問をお持ちの方も多くいらっしゃると思います。
- 一元管理システムって何？
- ビジネスにどう影響するの？
- 導入するうえで得られるメリットは何？
- どんなものを選べばいいの？
そんな方に向けてこの記事ではそもそも一元管理とはなにか？その本質を明らかにするとともに、一元管理システムを導入するにあたってメリット・デメリット、導入の注意点を解説します。
一元管理とは？
一元管理とは、どういう意味なのでしょうか。
意味から類語、システムまで詳しく解説していきます。
意味
広義では複数にわたる種類のデータや経営資源（ヒト・モノ・カネ）を１カ所に統合して管理を行い、いつでも取り出せる状態にすることを言います。つまり、社内に一元管理システムを導入することで、分散して活用しきれなかったものを統一するのです。
部署ごとや担当者ごとに分散した経営資源をひとまとめにして管理することで、資源の最適な配分や作業の時間短縮にも繋がります。また、結果的に管理方法も全て統一をするため、新しく増えた社内情報もまとめることができるようになります。
類語
一元管理と似た言葉に「一括管理」や「集中管理」というものがあります。類語との違いとしては、
| 一括管理、集中管理 | 経営資源を1カ所で管理すること |
| 一元管理 | 経営資源を1カ所で、かつ1つの方法で管理すること |
このように一元管理は、統一して経営資源を管理するだけでなく、方法も統一します。
カタカナでは「Centralized System（セントラライズド システム）」と呼ぶこともあり、セキュリティの文脈でこちらの言葉が使われることがあります。
システム
IT業界にはERP（Enterprise Resource Planning）という、企業データを一つにして管理しようとする考え方があります。一元管理システムとは、この考え方を用いて世の中にある様々な情報を1つのITシステムで管理しようとするものです。
アパレル業界では、店舗での売上を管理するシステム、ECでの売上を管理するシステムは別々に導入されることが一般的です。このままだと売り上げの記録も別々のシステムで参照せざるを得ませんが、お互いのシステムを連携させることで、「1つの画面で」すべての売上を確認することができるようになります。
ビジネス
ビジネスを展開していくうえで経営の効率化は切り離せません。
一元管理システムは経営を効率化しますが、ビジネス上でどのような影響を及ぼすのでしょうか。「ヒト・モノ・カネ・情報」の4大経営資源に関連付けて、一元管理システムを導入することによってできることを以下に解説します。
| ヒト（人材） | 最適な業務配分を行え、適材適所への配置が可能になる |
| モノ（商品等） | 適切なタイミングでの発注や導入をすることができる |
| カネ（お金） | 管理業務を、一つに集約させることで、作業時間の短縮・人為的ミスの削減ができる |
| 情報 | 社内全体でデータが共有でき、管理場所が集約され社内情報の流出を防ぐことができる |
このように、経営で大切な経営資源の各項目で見ると、ビジネスに与える影響は大きいです。
業界別一元管理システム4選
具体的なシステムにはどのようなものがあるのか実際に見たいという人は多いでしょう。ここではジャンル別に４つのサービスを紹介します。
| Engage Manager | SNSアカウントを一つのシステムで管理できる |
| Talent Palette | 人事業務を効率化できる |
| TEMAIRAZU | 複数の宿泊サイトを一つで管理できる |
| アパレル管理自動くん | アパレルの販売・在庫管理ができる |
SNS運用アカウント一元管理サービス「Engage Manager」
上記のような複数のSNSアカウントを一つのシステムで管理するのも一元管理システムの一つです。
サービス内容としては投稿機能・コミュニケーション機能・社内分析機能・競合分析機能を一元化するもので、いままで複数のSNSアカウントをそれぞれ別の画面で投稿管理をしていたものを、一つの画面で行えるようにすることでスケジュール調整などのSNSへの投稿までにかかる工数を削減してくれます。
さらに、時間と専門的な知識が必要な分析も一つのシステムでモニタリング・レポーティングを行うため、誰でも簡単に行えます。
人事業務の一元化サービス「Talent Palette」
会社を大きくするにつれて店舗数が増えると、社員情報が増え、一人一人の顔やスキルが見えにくくなってしまいます。
そこでこちらのサービスは人事事務を一元管理化し、社員の顔写真と名前、経歴や適性、評価までを一つの人材データベースで管理します。なので、一目で知りたい情報を知ることができます。
また、一つのデータベースで管理しているため役職やスキルなど様々な条件で人材検索することができます。データを集めるだけで苦労する事務作業も、このサービスを使えば作業コストを大幅に抑えられるようになります。
複数の宿泊予約サイト一元管理システム「TEMAIRAZU」
出典：TEMAIRAZU
ホテル業界では様々な媒体での幅広い客層に向けて情報発信や集客が重要になってきます。いままでいろいろなサイトで販売管理をするため、サイトごとに多くの時間を確保しなくてはなりませんでした。
そこで、こちらのシステムは複数の宿泊サイトを一つの画面で管理することで、一度の操作でどのサイトにも同じプランを表示できるようになります。これにより、各サイトへの宿泊プランの反映漏れも減り、誰でも簡単に作業を進めることができます。
また、確認に手間取る在庫管理も数字を入力してエンターキーを押すだけなので、まだ経験が少ない若手スタッフでも、すぐに業務に適応することが可能です。
アパレルの販売・在庫管理システム「アパレル管理自動くん」
日常業務で商品などの扱いが多いアパレル業界。店舗での売上、ECでの売り上げをそれぞれ管理するのは難しいです。
そこで、こちらのサービスは店舗、ECでの売上管理システムを統一し、あらゆる業務にワンストップで対応するため、商品の動きが手に取るように分かります。これにより、小売り・卸売業務が容易に行えるようになります。
また、クラウド上で複数の店舗やECサイトのデータを集計でき、詳しい分析が可能になっています。
一元管理のメリット
一元管理がもたらすメリットを4点ご紹介致します。
作業効率の向上
データを一ヶ所で管理することで、在庫情報の検索や保管、情報伝達に掛かる時間を大幅に短縮できます。会社に一元管理システムを導入し、各部署で連携を取るとすると、
- 一つの方法で管理するためコミュニケーションが円滑に取れる
- データの管理を一つにまとめるため、必要なデータの確認をスムーズにできる
- データの統合やシステムごとのメンテナンスの時間を短縮でき、人材コストを削減できる
このようにあらゆる面で作業・人材コストがかかっていたものが、一元管理システムを導入すると劇的に作業効率が上がることでしょう。
人為的ミスの削減
複数のシステムを使用していると、気を付けていてもどこかで人為的ミスが発生してしまいます。アパレル経営者の方の場合、EC担当者や店舗担当者双方から別々に報告を受ける際に、双方の情報を管理・伝達する手間、情報伝達ミスの恐れがあり、それに伴い確認のためのコミュニケーションコストも発生しやすくなります。
そこで、一元管理システムを活用することで複数のシステムで作業することがなくなり、情報伝達が一本化され、業務上の人為的ミスを減らすことができます。
リアルタイムな情報分析
受発注が激しいアパレル業界は販路が入り乱れていることが多々あり、各部署でデータをそれぞれ管理していると、リアルタイムなデータの確認が困難になってきます。受発注データから商品の分析をしようにも複数のデータを参照しなくてはいけないため作業・人的コストに加えて時間がかかってしまいます。
そこで、顧客情報や在庫情報を一つのシステムで管理し、すぐに参照できる一元管理システムを使用します。そうすると、スピーディーにデータ活用ができ、次に向けた動きが取れるようになるのです。
セキュリティの向上
各部署それぞれで社外秘の情報を保有していると、管理ポイントが増えるため、どこの部署からでも情報が漏洩してしまう可能性があり、セキュリティの確保が難しくなってしまいます。
また、会社ごとのセキュリティに関する企業ポリシーを情報が分散した状態で隅々まで行き渡らせるのは困難です。さらには情報が漏洩した際に気づくのが遅れ、どこから漏洩したのか原因の追究に時間がかかってしまいます。
一元管理システムを利用すると、データを一つのシステムで管理するので、
- スピーディーな情報伝達できる
- 情報漏洩のリスク回避できる
- 情報漏洩の原因を早期発見できる
のような効果が見込めます。
一元管理のデメリット
一元管理がもたらすデメリットを2点ご紹介致します。
初期費用・運用コストがかかる
一元管理は会社の基幹となるシステムのため、扱う業務範囲が広く、高額な初期費用が発生します。個別管理のシステムが比較的安価に導入できるのはそのためです。また、運用コストもかかるので、事前にどの地点からプラスになるか確認したのちに、一元管理の導入を検討してみるのが良いでしょう。
高い初期費用を払った後に導入がうまくいかないと損失が大きくなることもあるため細心の注意が必要です。
既存の意識・業務形態のままでは適応できない
一元管理を導入するには従業員全員が新しい管理システムの扱い方を覚えなくてはならないため、一人一人の意識の改革と働き方の修正を行う必要があります。一元管理は企業全体で取り組むことで効果を発揮するので、変化を嫌うような組織風土では馴染むまでに時間がかかるでしょう。
従来のシステムと二重で使う人や部署が発生し、データの正確な分析ができなかったり、逆に効率を悪化させてしまったりする可能性もあります。
一元管理システム導入の注意点
実際に一元管理システムを導入する際、抑えておきたい注意点があります。
目的を明確に持って始める
導入自体を目的とするのではなく、「現状の悩み・課題」を明確にし、時間短縮・人材コストの削減などのゴールを考えてから検討することが大切です。目的をあらかじめ明確にしておくことによって、導入後と導入前での効果がより明確に分かるでしょう。
また、目的を達成するために必要な機能と不要な機能を明確にし、カスタマイズ性が高いものを選ぶのもよいです。自社の業務フローに合わせた運用ができるものを選ぶことでより確実に業務効率化が図れます。必要であれば、一元管理システムを提供している企業にどの部分が必要か、相談をしてみるのもよいかもしれません。
会社の業務にあっているかを事前に検証しておく
導入にあたって、デメリットよりも紹介したメリットが大きいのかどうか、会社にとって長期的に見て本当に必要なのかどうかを、事前に確認することが大切です。十分な確認を行うことで確認をすることにより導入後のトラブルも防ぎ、社内への浸透もよりスムーズになるでしょう。
他部署・現場との連携を十分に行う
一元管理によるコスト削減が実現すると、人手が余るケースもあります。その際のリソースの使い方や、現場での動き方を予め想定しておくことが大切です。また、管理方法の一元化により、他部署・現場との情報共有が活発にできるようになるので、そのためのツールやインフラを整える必要があります。